Guide des appels d’offres

L’objectif de ce document est de fournir des lignes directrices pour la préparation d’appels d’offres pour des projets patrimoniaux. Il a été rédigé en réponse aux préoccupations exprimées par les membres de l’Association canadienne des professionnels du patrimoine (ACECP), selon lesquelles les pratiques en matière d’appels d’offres varient considérablement. Nous espérons que ces lignes directrices faciliteront la préparation d’appels d’offres réfléchis et précis et qu’elles garantiront que tous les appels d’offres sont administrés de la manière la plus équitable possible. Elles aideront les personnes chargées de la conception des appels d’offres en leur fournissant une “liste de contrôle” des éléments à inclure. Elles devraient également aider les consultants en patrimoine en leur garantissant des appels d’offres clairs et précis.

Le conseil d’administration de l’ACPS reconnaît la nécessité d’améliorer la procédure d’appel d’offres et d’adjudication. Le comité de défense des intérêts de l’association a distribué un questionnaire à tous ses membres afin de déterminer l’étendue et la nature des problèmes existants. Parmi les principales préoccupations, citons : l’absence d’informations suffisantes sur les appels d’offres, des termes de référence rigides ou vagues, la relation entre l’étendue des travaux et les fonds disponibles, le processus par lequel les consultants sont informés des projets, les problèmes liés aux qualifications des consultants, les critères utilisés pour sélectionner les consultants, l’insuffisance du temps alloué à la soumission des propositions et l’absence de compréhension mutuelle du fait qu’une offre acceptée constitue un accord juridiquement contraignant.

Ces préoccupations ont constitué la base structurelle du présent document. Les recommandations spécifiques sont présentées ci-dessous.

La section “contexte” d’un appel d’offres est importante à la fois pour le consultant et pour le client. Du point de vue du consultant, cette section fournit le contexte dans lequel le projet a été conçu. Pour le client, le processus de collecte et de synthèse des informations pertinentes contribuera à clarifier les objectifs et les buts du projet.

La section sur les antécédents doit fournir les informations suivantes

• une description de la raison pour laquelle l’étude est nécessaire ;
• un historique du projet avec des sources et des images pertinentes ;
• une date de soumission qui laisse suffisamment de temps pour la préparation de la proposition ;
• un glossaire afin de clarifier les termes potentiellement ambigus ;
• une personne de contact/ressource de l’agence ;
• les informations relatives à une visite préliminaire du site, le cas échéant ;
• une liste des sociétés de conseil ou des personnes invitées à soumettre des propositions. Cela permettra, par exemple, aux soumissionnaires de formuler des propositions conjointes s’ils le souhaitent ;
• la date prévue pour la notification aux soumissionnaires.

Cette section traite des aspects logistiques des appels d’offres. Ce sont souvent les détails mineurs d’un projet qui sont négligés lors d’un appel d’offres, alors qu’ils nécessitent des dépenses considérables en temps et en efforts. Il est recommandé aux clients d’examiner leurs besoins en ce qui concerne les éléments suivants :

• le calendrier, y compris les étapes et les échéances importantes ;
• la mise en œuvre ;
• le type de documents contractuels ;
• les réunions, le(s) stade(s) du projet et le(s) lieu(x) ;
• le nombre de visites sur place effectuées par le consultant ;
• l’administration du projet, y compris les exigences particulières en matière de facturation ;
• la mise en service et la clôture du projet.

Au-delà de la définition des buts et des objectifs, les clients développent souvent une section sur les méthodes comprenant des tâches spécifiques à entreprendre. Cela doit être évité à moins qu’il n’y ait des raisons extrêmement convaincantes de limiter la capacité de l’équipe de consultants à proposer une méthode qui, en fin de compte, pourrait être un moyen plus efficace et plus créatif d’atteindre les buts et les objectifs.

L’équipe de consultants doit être libre de contribuer de manière bénéfique et créative au projet. En outre, l’examen des méthodes proposées est souvent un moyen très utile d’évaluer la compréhension par le consultant des questions et des tâches nécessaires pour mener à bien le travail.

Lorsque, après avoir identifié les buts et objectifs du projet, le client craint qu’une certaine ambiguïté ne subsiste, il est souvent utile d’identifier les produits du projet qui ne sont pas nécessaires. Cela améliore encore la capacité du consultant à préparer une proposition appropriée.

En ce qui concerne la méthode et l’approche de l’étude, le client doit préciser :

• toute condition ou réglementation supplémentaire (par exemple, équipement de sécurité requis) ;
• les lignes directrices du gouvernement ou les normes industrielles à suivre, telles que les directives techniques d’évaluation archéologique du ministère de la culture, du tourisme et des loisirs concernant les fouilles archéologiques ;
• la recherche et la collecte de données ;
• les dossiers et l’enregistrement ;
• l’analyse ;
• test.

En ce qui concerne les produits à livrer, les appels d’offres doivent être clairement définis :

• le format requis ou demandé pour le rapport de projet, les plans et les cartes ;
• si une copie informatique d’un rapport, etc. est requise, et sous quelle forme (logiciel) ;
• si des rapports intermédiaires ou des projets de rapports sont requis ;
• les spécifications concernant la présentation et le format du rapport final ;
• le nombre d’exemplaires provisoires ou définitifs requis ;
• il faut reconnaître que chaque exemplaire relié représente un coût fixe ;
• il faut reconnaître que la quantité de papier générée suscite des préoccupations environnementales ;
• seuls les rapports nécessaires doivent être soumis et l’impression recto-verso doit être autorisée ;
• où, quand et par quels moyens les rapports doivent être transmis ;
• le nombre de présentations ou d’auditions publiques qui seront nécessaires ;
• la nature spécifique des recommandations (par exemple en ce qui concerne les travaux supplémentaires, l’établissement de priorités, l’élaboration de programmes) que le consultant est tenu de formuler.

Il faut comprendre que les praticiens du patrimoine ne peuvent élaborer un plan de recherche qu’en fonction des fonds disponibles. Comme tout professionnel d’une petite entreprise, le consultant en patrimoine doit fonctionner de manière rentable. Par conséquent, en ce qui concerne les honoraires et le calendrier, les appels d’offres doivent :

• prévoir un délai raisonnable pour l’achèvement des projets. Ce délai dépendra de l’ampleur du projet, comme indiqué dans l’introduction ;
• prendre en considération les contraintes météorologiques saisonnières dans les contrats impliquant un travail en extérieur ;
• préciser le degré de détail nécessaire à la ventilation du budget et à la facturation ultérieure ;
• indiquer si le travail est proposé sur la base d’un budget fixe pour tous les soumissionnaires ou sur la base d’un prix concurrentiel ;
• indiquer si des taux d’honoraires journaliers doivent être fournis ;
• indiquer si les fonds pour le projet ont été approuvés, s’ils sont disponibles ou si le consultant doit en faire la demande ;
• fournir des détails sur les conditions de paiement. Pour les projets à long terme, la facturation mensuelle et les frais de démarrage devraient être la norme.

The precise qualifications required of the consultant should be specified in the RFP.

The qualifications required of the consultant in order to submit a competitive bid:

• this permits consultants to decide whether they should respond and if feasible, assemble a team involving sub-consultants;
• by providing an outline of the necessary qualifications, the client can be assured that they have all the necessary information and that any omissions either represent a lack of qualifications or an incomplete proposal.

The minimum qualifications required of personnel involved in a project:

• qualifications should match the needs of a project, as well as the proposed or expected budget;
• whether the names and curriculum vitae of personnel to be involved in the project should be provided.

The manner by which key/senior personnel named in the proposal may be acceptably substituted:

• this will ensure that the client receives the level of expertise presented in the proposal;
• similarly, it will help the consultant in deciding what personnel should be committed to a project.

Whether it is acceptable for certain aspects of the project to be sub-contracted:

• if specialty services are required, they should be outlined and a request made for this information should be included in the proposal;
• the minimum qualifications required for sub-consultants.

The insurance requirements for consultants:

• inform consultants if a minimum liability insurance coverage is required in order to conduct work;
• whether errors and omissions coverage is required.

Which party will be responsible for obtaining the necessary permits and licences for conducting the work:

• professional work-related licenses, such as building permits and archaeological licences, should be the responsibility of the consultant;
• permission to enter private property or acquiring special access permits should be arranged by the client.

The contact person(s) or liaison committee who will be responsible for the project.

Il est important de fournir des instructions explicites pour la soumission des offres, car elles constituent une liste de contrôle pratique et garantissent une offre complète. N’oubliez pas de préciser :

• que les propositions doivent être reçues à l’endroit désigné avant la date limite fixée et que les propositions tardives seront renvoyées sans avoir été ouvertes. Veuillez prévoir suffisamment de temps pour la préparation de la proposition ;
• que les propositions doivent être reçues sous la forme et le nombre requis par les appels d’offres pour être éligibles ;
• informations obligatoires à inclure dans une soumission d’offre éligible ;
• que les propositions reconnaissent l’acceptation du cahier des charges et doivent y répondre de manière exhaustive ;
• que toute dérogation au mandat doit être notée clairement et expliquée en détail ;
• toute autre exigence, telle qu’une preuve d’assurance ou des références ;
• n’oubliez pas que les clarifications ou les informations supplémentaires fournies à un soumissionnaire doivent être communiquées à tous les soumissionnaires sous forme d’addenda.

Il est souhaitable que la sélection de l’offre retenue se fasse de manière systématique et objective, sur une base équitable pour tous les consultants. Ainsi, les exigences de qualification, la méthode d’évaluation de toutes les propositions et la base de sélection de l’offre gagnante doivent être explicites.

Les appels d’offres doivent donc préciser :

• la méthode d’évaluation des offres ;
• qu’il s’agisse du prix ou de la résolution créative de problèmes ;
• si un système de notation doit être utilisé, les consultants doivent être informés de la valeur relative des différents critères de sélection ou du type de système de notation qui sera utilisé pour évaluer les propositions ;
• si les propositions seront jugées, en partie, sur la capacité, l’expérience et la maîtrise de la mission par le consultant ;
• si le client se réserve le droit de ne pas accepter l’offre la plus basse ou toute autre offre.

Une proposition, en réponse à un appel d’offres, est en droit une offre de prestation de services. L’acceptation de l’offre par le client crée un accord juridiquement contraignant sur ces conditions, à condition qu’il y ait un échange mutuel d’avantages dans le cadre de l’accord.

Une proposition doit donc reprendre techniquement tous les termes décrits dans l’appel d’offres. Comme cela ne se produit généralement pas dans la pratique, l’appel d’offres, la proposition et tout accord signé constituent ensemble le contrat entre un client et un consultant. Ces trois documents étant interdépendants, il est important qu’il n’y ait pas de conflit entre eux, afin d’éviter tout malentendu potentiel quant aux obligations et devoirs respectifs des parties l’une envers l’autre.

Il est également important de se rappeler que tout accord de prestation de services professionnels est conclu dans le contexte de l’ensemble des lois et des précédents relatifs au droit des contrats et qu’il sera interprété par la loi sur la base des principes contenus dans cet ensemble, qu’il soit formalisé par un accord écrit ou non.

L’appel d’offres et la proposition du consultant se concentrent généralement sur la description de la nature et du contenu du projet. L’accord écrit est destiné à définir la relation juridique entre les parties. Les accords utilisés vont d’un formulaire standard approprié à une simple lettre de signature.

Dans l’appel d’offres, le client doit

• préciser la forme d’accord requise, le cas échéant, en fonction du type, de la taille et de la complexité du projet, et inclure une description de l’accord proposé ;
• utiliser, dans la mesure du possible, un formulaire d’accord standard, à condition qu’il corresponde aux exigences du projet.

Les consultants doivent

• examiner attentivement les accords types mentionnés dans les appels d’offres afin de s’assurer qu’il n’y a pas de conflit avec les droits et devoirs statutaires ou professionnels qui leur sont imposés, ou avec les conditions de leur assurance responsabilité civile ;
• joindre à leur proposition une lettre de signature ou un formulaire d’accord, ce qui constitue un moyen simple de formaliser l’accord ;
• la lettre doit se référer très précisément à l’appel à propositions et à la proposition, en ce qui concerne la date, le titre, etc. et doit décrire tous les éléments suivants qui ne sont pas précisément définis dans l’appel à propositions ou la proposition, tels que l’intention, l’étendue et la taille du projet, le lieu du projet, le calendrier, les honoraires et les frais remboursables, et la procédure de paiement.

L’appel d’offres relatif à l’accord doit donc mentionner spécifiquement les éléments suivants :

• Droits d’auteur et propriété ;
• Préciser les conditions de droit d’auteur et de propriété des produits livrés ;
• Veiller à ce que les conditions ne soient pas en conflit avec les droits des consultants (par exemple, les droits d’auteur pour tout travail de conception).

Résiliation du contrat :

• Inclure des informations sur la résiliation du contrat ;
• Le cas échéant, décrire les circonstances et les délais dans lesquels la résiliation pourrait intervenir ;
• Indiquer la base d’évaluation des redevances dues en cas de résiliation ;
• Suspension ou abandon du projet ;
• Indiquer les circonstances dans lesquelles cela peut se produire et la base d’évaluation des droits dus ;
• Lois, règlements et codes ;
• Soyez explicite quant aux lois, règlements et codes auxquels le consultant doit se conformer.